Nota fiscal: 3 pontos para acompanhar com a contabilidade
Para muitos pequenos e médios empresários, a emissão de notas fiscais é uma rotina que fica quase inteiramente nas mãos do escritório de contabilidade. Com a reforma tributária e a entrada gradual de novas regras, essa distância pode aumentar o risco de erros em um momento de transição mais complexa.
Contratar um escritório de contabilidade não transfere a ele todas as responsabilidades da emissão de notas fiscais. Cabe ao escritório orientar sobre regras tributárias, revisar parametrizações e cumprir o contrato. Já a empresa responde pelos dados da própria operação.
"A nota fiscal nasce de uma operação da própria empresa, que responde perante o Fisco pela correção das informações e pela emissão no prazo adequado", afirma Antonio Carlos Santos, presidente do Sescon-SP e da Aescon-SP. Francisco Paludo, advogado tributarista e sócio da Tahech Advogados, recomenda que essa divisão de atribuições esteja clara no contrato.
Acompanhar a contabilidade não significa revisar nota por nota. O empresário pode pedir informações que mostrem se as conferências estão sendo realizadas. Paludo recomenda pedir relatórios de notas rejeitadas ou com inconsistências, com indicação do motivo e da correção adotada. "Mais importante do que receber a informação de que 'está tudo certo' é ter evidências objetivas de que a conferência foi realizada", afirma.
Edson Hideki, sócio-fundador da REVIO, acrescenta que o acompanhamento pode incluir relatórios de cruzamentos e conformidade, registro de divergências e verificação de que o sistema emissor está atualizado. Ele também recomenda pedir um plano de transição por escrito. Durante a reforma tributária, esse acompanhamento envolve classificações como NCM, NBS, CST e Classificação Tributária, além dos campos de IBS e CBS.
Quando uma nota apresenta erro, o primeiro passo é identificar sua origem: informação da empresa, cadastro, parametrização ou regra tributária. A correção varia conforme o caso: cancelar a nota, emitir carta de correção, fazer outro documento fiscal de ajuste ou retificar informações escrituradas. É essencial verificar se o mesmo problema atingiu outras operações. Hideki recomenda registrar a ocorrência por escrito e pedir respostas objetivas sobre cinco pontos. "Corrigir a nota resolve a consequência. Corrigir o cadastro resolve o problema", resume.
Antonio Carlos Santos afirma que empresa, contador e, quando necessário, fornecedor do sistema devem atuar em conjunto. Paludo acrescenta que, se o erro tiver reflexos na escrituração, na apuração de tributos ou no aproveitamento de créditos, esses efeitos também precisam ser verificados durante a correção.